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Como fazer conference-call ou vídeo-conference, sem deixar ninguém estressado.

Um conferece, seja com vídeo ou não, deveria ser algo além de econômico, super produtivo para empresa. Porém pode ser tornar facilmente algo super estressante  e improdutivo se os participantes não tomarem cuidados básicos.

Se você é do tipo sortudo, mas muito sortudo mesmo, todos os participantes da reunião remota terão uma excelente conexão com a internet, seus telefones terão entrada e saída de audio muito boas, boas qualidade de sinal ou som, o ambiente em que estão não oferecerá nenhum tipo de ruído, e aqueles que estiverem presentes numa vídeo-conference estarão realmente apresentáveis e dedicados a apenas aquela reunião.
Como sabemos que tanta sorte assim não está presente no dia a dia de todos os profissionais, segue uma série de pontos a serem considerados durante essas reuniões remotas.

Estar preparado é chave do sucesso

Em toda reunião os participantes devem estar preparados, e num conference isso não é diferente.
Estar preparado para um conference não significa apenas ter documentos em mãos, resultados nos dashboard, relatórios, etc.
Verifique se sua conexão com a internet está adequada para suportar essa reunião. Se for utilizado algum programa como skype, msn, interwise, teamviewer, etc., certifique-se de que o programa está funcionando adequadamente antes mesmo da reunião iniciar, ou se há usuario e senha a serem utilizados. Teste esses aplicativos com outros colegas de trabalho, aprenda a usá-los, busque pelas ferramentas mais usadas em todos esses aplicativos como por exemplo, ativar e desativar a função mudo, compartilhar os documentos de seu computador, permitir ou fazer conexão remota, ou até mesmo verificar a qualidade da conexão, audio e vídeo.

Nenhum participante da reunião vai ser sentir confortável porque o apresentador está atrasando a todos, apenas porque está dando suporte a você sobre como se conectar na reunião.

Há outros conselhos que deveriam ser de conhecimento de todos, mas acredite, não são!
Vá ao WC antes da reunião.
Isso não é brincadeira, há reuniões que com menos de 30 minutos já tem participantes que “deixam de responder”, ou tem um “eco diferente” em seu audio, ou até mesmo que permitem que o som de “outras areas” distraiam os demais participantes.

Esteja confortável.

Se você precisa de um café, ou completar o seu refil de agua, faça isso também antes do inicio da reunião. Ao mover-se em um video-conference para pegar um café, ou agua, é a mesma coisa de estar em uma sala de reunião onde estão todos sentados enquanto você se move em torno dos participantes.

Tenha um verdadeiro headset.

Hoje em dia com ambientes de trabalho desenhados para maior colaboração/sinergia como os que são frequentemente encontrados nos diferentes escritórios, é muito difícil ter um ambiente realmente silencioso que te permita usar o microfone e as caixas de som de seu laptop. Se você usá-los, irá levar muito ruido para todos os demais participantes, tanto os que estão na reunião, como àqueles que estão ao seu redor. Use microfone e fone de ouvido.

 

 

Se espelhe.

Isso é muito importante para vídeo-conferences. As pessoas do outro lado estarão te visualizando a todo momento.
Sua linguagem corporal, sua vestimenta, seu ambiente (especialmente se você estiver trabalhando em home-office).

É claro que muito disso depende do tipo de ambiente em que você trabalha. Há aqueles que são mais, e há também aqueles que são menos formais.

Ao se conectar, use a função mudo!

15 minutos antes da reunião, teste sua conexão. Quando restar 5 minutos para iniciar a reunião, conecte-se, e ao estar on-line junto aos demais, salude a todos e use a função mudo.
Apenas deixe de usar essa função, se sua participação falando for requerida sucessivamente, e então neste caso, e apenas neste caso, matenha seu microfone sempre aberto. Você não vai querer que os particpantes fiquem interessados nos barulhos que estão a seu redor como conversas de seus companheiros, risos, ringtons de celulares, etc, etc, etc.

Evite se mover de um lugar a outro durante o conference                                  

Movimentar-se durante uma reunião é normal e saudável, porém mudar de cadeira, levantar para ir buscar algum objeto ou alimento, especialmente em video-conference é muito ruim pois causa distração aos demais participantes. Se seu conference não é com vídeo, então atenção especial se você estiver usando um telefone sem fio, celular ou fone bluetooth, pois a distancia percorrida pode degradar a qualidade do audio, além de que enquanto você se movimenta, novos ruídos são gerados, e os novos ambientes onde você está, poderão gerar sons que não podem ser controlados por você.

Boas práticas de Audio e Vídeo

•    Evite mastigar, comer ou beber. Se for realmente necessario ou permitido fazer isso durante o conference, assegura-se de estar mudo enquanto o faz.
•    Não grite, você está praticamente dentro da orelha de todos os participantes
•    Não coloque pessoas no viva-voz, sem antes avisá-la de que o público não resume-se a apenas a você, apresentando cada um dos demais ouvintes.  
•    A menos que todos se conheçam durante a reunião, antes de começar a falar identifique-se pelo nome e área, pois os participantes não se conhecem e não conseguirão adivinhar quem está falando se não houver uma identificação mínima.
•    Quando estiver em um conference, seja com vídeo ou não, haja como se você estivesse presencialmente. Acredite, se você estiver destraído ou fazendo outras atividades, todos irão notar e você seguirá achando que ninguém notou.

Lembre-se, você pode estar sendo gravado.

Hoje em dia, não importa sua área de atuação,  é cada vez mais dificil não ser gravado, então imagine num conference ou video-conference onde as ferramentas oferecem essas funcionalidades com apenas um click.
As pessoas não gravam as reuniões por maldade, ou apenas para entupir o HD, elas gravam para que detalhes da reunião não se percam com o tempo. Então não diga nada que você não se orgulhe de ter dito.
Sempre assuma que há alguém gravando a reunião.







Conference call e video-conference é um mal necessário nos nossos dias modernos. Eles nos trazem beneficios enormes, como economia de tempo e dinheiro.
Fazendo bem, seremos efetivos e produtivos, trabalharemos cada vez com mais sinergia pois até mesmo àqueles que estão à kilometros de distância estarão cooperando diretamente com os resultados.
Assuma que essa lista é de conhecimento de todos, e que todos estão seguindo as mesmas regrinhas por etiqueta que você.

Não é difícil!
Se todos nós seguirmos, nossas reuniões serão ainda mais produtivas, ao invez de engraçadas ou estressantes.



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Fontes:
http://lifehacker.com/5925310/how-to-take-a-conference-call-without-driving-everyone-else-crazy
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